دانشگاه علوم پزشکی تهران به‌عنوان دانشگاه مادر کشور، با زیرمجموعه‌ای گسترده از بیمارستان‌ها و مراکز درمانی، دارای حجم عظیمی از تجهیزات پزشکی است. این حجم بالای تجهیزات، طبیعتاً منجر به انباشت تجهیزات مازاد و اسقاط می‌شود. خروج تجهیزات از چرخه فعال به دلایل مختلفی از جمله توقف خدمات در برخی مراکز، توقف تولید (Discontinue) دستگاه‌ها، عدم دسترسی به قطعات یدکی یا فرسودگی رخ می‌دهد. این فرآیند پویا و مستمر است و تجهیزات ممکن است به‌صورت مازاد یا اسقاط درآیند یا حتی دوباره به چرخه استفاده بازگردند. با این‌حال، به دلیل تعدد مراکز و حجم بالای تجهیزات، مدیریت این تجهیزات به چالشی بزرگ تبدیل شده بود، زیرا انبارها پر از تجهیزات اسقاط و بیمارستان‌ها مملو از تجهیزات مازادِ بدون تعیین تکلیف بودند.
اقدامات اولیه برای ساماندهی
برای رفع این چالش، دانشگاه علوم پزشکی تهران در گام نخست دو دستورالعمل بومی‌سازی‌شده تدوین کرد. هرچند وزارت بهداشت دستورالعمل‌های کلی ارائه کرده بود، اما ما با توجه به مقیاس و نیازهای خاص دانشگاه، فرم‌ها و ضوابطی را طراحی و به مراکز زیرمجموعه ابلاغ کردیم. این اقدامات با تمرکز بر ساماندهی تجهیزات مازاد آغاز شد.
مدیریت تجهیزات مازاد
در مرحله اول، استخراج آمار تجهیزات مازاد موجود در انبارها انجام شد که فرآیندی پیچیده و زمان‌بر بود. سپس، نیازهای سالانه بیمارستان‌ها بررسی و با فهرست تجهیزات مازاد مقایسه شد. نتایج نشان داد که بسیاری از تجهیزات مازاد، نیازهای برخی بیمارستان‌ها را برآورده می‌کند. در فاز اول، این تجهیزات بین بیمارستان‌های زیرمجموعه توزیع شد.
چالش دیگر، شناسایی تجهیزات مازاد در خود بیمارستان‌ها بود. برخی بیمارستان‌ها از اعلام وجود این تجهیزات خودداری می‌کردند یا به‌سادگی آن‌ها را در اختیار مراکز دیگر قرار نمی‌دادند. برای رفع این مشکل، مصوبه‌ای از هیئت رئیسه دانشگاه دریافت شد که بر اساس آن، معاونت درمان موظف است تجهیزات مازادی که استفاده بهینه‌ای از آن‌ها نمی‌شود را شناسایی کرده و به مراکز نیازمند منتقل کند. این مصوبه مسیر ساماندهی را هموار کرد و بیمارستان‌ها ملزم شدند تجهیزات مازاد خود را در اختیار معاونت قرار دهند.
در نتیجه این اقدامات، تجهیزات مازاد از انبارها و بیمارستان‌ها جمع‌آوری و در مرحله اول بین بیمارستان‌های نیازمند دانشگاه توزیع شد. این فرآیند در دوسال گذشته، منجر به صرفه‌جویی ۲۰۰میلیارد تومانی در هزینه‌های دانشگاه شد.
مدیریت تجهیزات اسقاط
انبارهای دانشگاه مملو از تجهیزات اسقاط بود که اگرچه از نظر عملکردی غیرفعال بود، اما قطعات یدکی ارزشمندی داشتند که می‌توانست در تعمیرات مورد استفاده قرار گیرد. با توجه به کمبود زمان یا نیروی انسانی در بسیاری از دانشگاه‌ها، این قطعات معمولاً جدا و استفاده نمی‌شد. ما با جداسازی قطعات قابل استفاده، آن‌ها را در تعمیرات تجهیزات فعال به کار بردیم. این اقدام، علاوه بر کاهش ضایعات، به بهبود فرآیند تعمیرات کمک شایانی کرد. تجهیزات اسقاط پس از جداسازی قطعات، زمانی که کاملاً غیرقابل استفاده بودند، از چرخه خارج شدند.
راه‌اندازی انبار مجازی
در فاز دوم، برای تسریع فرآیندها و کاهش نامه‌نگاری‌ها، انبار مجازی در وب‌سایت معاونت درمان راه‌اندازی شد. این سامانه با دو بخش مجزا برای تجهیزات مازاد و اسقاط طراحی شد و اطلاعات کامل تجهیزات، شامل عکس و مشخصات فنی، در آن ثبت شد. بیمارستان‌ها اکنون می‌توانند پیش از خرید تجهیزات جدید، ابتدا موجودی انبار مجازی را بررسی کنند. این اقدام نه‌تنها فرآیند تأمین تجهیزات را سرعت بخشید، بلکه شفافیت و کارایی را نیز افزایش داد.
پیش از راه‌اندازی انبار مجازی ، فهرست تجهیزات مازاد و اسقاط از طریق نامه‌نگاری به سایر دانشگاه‌های علوم پزشکی ارسال می‌شد که با استقبال گسترده، به‌ویژه از سوی مناطق محروم، مواجه شد. از ابتدای اجرای این طرح تاکنون، حدود ۶۵۰ دستگاه به‌صورت رایگان به سایر دانشگاه‌های علوم پزشکی واگذار شده و پیگیری‌های لازم برای اطمینان از استفاده صحیح از این تجهیزات انجام شده است. این فرآیند، علاوه بر صرفه‌جویی مالی، به ساماندهی تجهیزات مازاد و اسقاط و تأمین نیازهای مراکز درمانی کمک کرد.
اهمیت نگهداشت تجهیزات
اجرای این طرح از حدود سه تا چهار سال پیش آغاز شد و انبار مجازی از حدود هفت ماه پیش راه‌اندازی شده است. در شرایط کنونی، با توجه به تحریم‌ها و نوسانات نرخ ارز، توجه به نگهداشت تجهیزات پزشکی اهمیتی دوچندان یافته است. مدیریت تجهیزات مازاد و اسقاط یکی از جنبه‌های کلیدی نگهداشت است که نه‌تنها به صرفه‌جویی مالی منجر می‌شود، بلکه با بازگرداندن تجهیزات به چرخه استفاده و بهره‌برداری از قطعات یدکی، کارایی و پایداری سیستم درمانی را ارتقا می‌دهد.
نتیجه‌گیری
طرح ساماندهی تجهیزات مازاد و اسقاط در دانشگاه علوم پزشکی تهران نمونه‌ای موفق از مدیریت بهینه منابع در حوزه سلامت است. این ابتکار با تکیه بر برنامه‌ریزی دقیق، استفاده از فناوری و همکاری بین مراکز درمانی، نه‌تنها چالش انباشت تجهیزات را برطرف کرد، بلکه با صرفه‌جویی قابل توجه و تأمین نیازهای سایر دانشگاه‌ها، گامی مؤثر در راستای ارتقای نظام سلامت کشور برداشت.
انتهای پیام/
✎ نویسنده: مهندس مهرنوش لطفی- رئیس اداره تجهیزات پزشکی دانشگاه علوم پزشکی تهران
منبع: ماهنامه مهندسی پزشکی
